The Fireflies
Hoe kan ik ervoor zorgen dat de samenwerking tussen verschillende disciplines van The Fireflies gestimuleerd wordt, zodanig dat het resulteert in een positief effect op de kwaliteit van projecten?
Tegenwoordig staat het creëren van een betekenisvolle herinnering steeds meer centraal. Mensen zijn geneigd hun tijd te spenderen aan activiteiten, producten en diensten die aansluiten op hun waarden en normen. Logischerwijs zijn bedrijven ook op zoek naar een manier waarop ze de beleving van de consument als hoofddoel kunnen laten dienen [1]. In de entertainment wereld speelt men hier feilloos op in. Hier staat de ervaring van de bezoeker letterlijk en figuurlijk in de spotlights [2]. Aan het creëren van zo’n ervaring die aansluit op de behoeften van de bezoeker gaat een nauwkeurig ontwerpproces vooraf. Maar hoe zorg je ervoor dat deze complexe voorbereiding op rolletjes loopt?
Aanleiding en probleemstelling
Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van The Fireflies, een bedrijf waar value creation van groot belang is [3]. Dag in dag uit is het team van dit bedrijf bezig met het bedenken en organiseren van een ervaring die nog lang in het geheugen zal staan gegrift bij de bezoekers. Voor verschillende opdrachtgevers worden aanvragen omgetoverd in creatieve ideeën, unieke concepten, verassende programmeringen, te gekke showmomenten en verbazingwekkende producties.
De samenwerking tussen de afdelingen sales, creatie en productie zijn essentieel in zo’n project. In een gesprek voorafgaand aan mijn onderzoek vertelt Marco van Dijk, operationeel manager, aan dat mede door de groei van het bedrijf en het relatief jonge team er steeds vaker kleine fouten in het proces op de loer liggen. Deze kleine fouten kunnen erg kostbaar zijn, omdat ze de kwaliteit van een project verminderen. Dit wil The Fireflies uiteraard ten alle tijden voorkomen. De uitdaging om projecten zo soepel mogelijk te laten verlopen en disciplines als een geoliede machine met elkaar te laten samenwerken, was voor mij een aanleiding om onderzoek te gaan doen.
Om antwoord te kunnen geven op mijn vraagstuk heb ik verschillende onderzoeksmethodes ingezet. Daaruit heb ik meerdere conclusies kunnen trekken. Na het bundelen van al die bevindingen kon ik als gevolg de volgende doelen en ontwerp criteria opstellen:
Doelen
Het concept moet de teamgeest versterken. Het moet zorgen voor een positieve impact op het team en het vertrouwen in elkaar stimuleren. Resultaten van de user diary lieten zien dat de werknemers niet graag op een negatieve wijze over elkaar praten of de schuld schuiven op hun collega’s. Ook kwam in de interviews en de brainstorm naar boven dat vertrouwen in elkaar, klaar staan voor elkaar en waardering voelen belangrijke waardes van het team zijn. Tijdens het maken van persona’s kwamen tevens een aantal typerende karaktereigenschappen vaak voor: sociaal en behulpzaamheid.
Het ontwerp zorgt ervoor dat iedereen een helder beeld heeft van de gehele doorloop van een project. De interviews en visualisaties van de workflow wezen uit dat werknemers elkaar vaak tegenspreken als het gaat om de rolverdeling. Op basis van literatuur over project management [4] moest er een gemeenschappelijke visie over het werkproces van begin tot eind ontstaan.
Het ontwerp gaat ervoor zorgen dat The Fireflies gaat herkennen wat de valkuilen zijn van hun werkwijze en hoe ze die kunnen ontwijken. Uit de user diary volgde een duidelijk verschil van prestatie in rustige en drukke periodes. Dit kwam ook terug in interviews en de brainstorm. Naar aanleiding van literatuurstudie over het signaleringsplan uit de GGZ [5][6], dat gefocust is op het herkennen en aanpassen van gedragingen, maakte ik op dat het goed is voor het team om te weten wat ze vooral wel en vooral niet moeten doen op bepaalde momenten.
Criteria
Er moet gepaste humor in verpakt zitten. Uit de etnografie, interviews en brainstorm bleek dat gezelligheid en saamhorigheid een van de meest belangrijke kernwaarden zijn van het team. Humor kan de disciplines verbinden en de samenwerking verbeteren.
Het product moet fysiek zijn en niet digitaal. Door de inzet van etnografie en intern onderzoek concludeerde ik dat de kantoorruimte vrij inspiratieloos is. Ook tijdens de brainstorm gaven de werknemers aan dat ze veel op hun laptop werken.
De handeling moet van korte tijd zijn, maximaal een aantal minuten per dag. Door de tegenvallende reacties bij een aantal prototypes kon ik afleiden dat de frequentie vrijblijvend moet zijn. Zeker omdat er al zoveel systemen zijn die de werknemers bij moeten houden. Dit ondervond ik bij het maken van verschillende overzichten van het werkproces.
De tone of voice is positief. Dit sluit aan op de conclusie dat het team liever niet negatief verwijst naar collega’s.
Het moet duurzaam zijn. Omdat het ontwerp simpel moet zijn, moet het herbruikt kunnen worden zonder dat er te veel aanpassingen nodig zijn als het team verandert of ik er niet meer ben om ze ermee te helpen.
Proof of concept
Het proof of concept bevat drie onderdelen. In de volgende alinea’s zal ik uitleggen waarom deze drie aspecten een oplossing vormen voor mijn ontwerpvraag.
De project trechter handleiding
Het eerste onderdeel is een fysieke handleiding voor de project trechter. Dit houdt in dat er een chronologische visuele uitwerking te zien is van de gehele workflow van een project. Het heet een ‘trechter’ omdat elk project van The Fireflies als het ware door de trechter heen gaat. Voor elke fase wordt zeer gedetailleerd omschreven wat er gebeurt, wat de rolverdeling is, wat ze wel moeten doen, waar ze op moeten letten, welke communicatiesystemen er gebruikt worden en welke externe partijen invloed hebben. Dit ontwerp moet overzicht en eenheid creëren. Daarnaast geeft het duidelijkheid en houvast tijdens de drukke periodes die zich voordoen. Gebruikers kunnen terugvallen op de handleiding met tips en tricks als ze even de weg kwijt zijn.
De interactieve project trechter
Het tweede onderdeel is de interactieve project trechter. Dit is een compacte versie van de project trechter waar de werknemers van The Fireflies lopende projecten op kunnen plaatsen. Zo kunnen ze zien in welke fase ze met bepaalde projecten zitten en dus ook gelijk wat de rolverdeling is of waar ze op moeten letten. Ook dit draagt bij aan het managen van drukke periodes. Het geeft houvast en overzicht. Door de toevoeging van een led strip kan het team met kleuren aangeven hoe druk het is op de werkvloer.
Om sfeer, een belangrijke waarde van The Fireflies, te behouden is ervoor gekozen om dit onderdeel fysiek in het kantoor te plaatsen. Zo wordt iedereen die er langs loopt op een leuke en positieve manier herinnerd aan alles wat komt kijken bij het programmeren en produceren van een event. Het zorgt ook letterlijk en figuurlijk voor de verbinding van disciplines die zich in verschillende ruimtes bevinden. Daarnaast fungeert de led strip als decoratie van de donkere gang.
Doordat het team de projecten na afloop kan plaatsen in de Fireflies Highlights Wall, kunnen ze de kwaliteit van projecten valideren. Onbewust maken ze een overzicht welke projecten de beoogde mate van value creation bevatten. Ze ontwikkelen zich eindeloos door en zorgen ervoor dat de leuke momenten gekoesterd worden.
De gedragsverandering
Het derde onderdeel is iets wat niet tastbaar is, maar wel een belangrijke rol heeft in het onderzoek: gedragsverandering. Tijdens het maken van tests, prototypes en het organiseren van brainstorm sessies merkte ik dat er een gesprek op gang kwam. Werknemers gingen met elkaar in gesprek over de onderwerpen en uitdagingen die ik aankaartte. Onbewust was ik bezig met een cultuuromslag binnen het bedrijf. Iets wat ik van tevoren zelf niet had kunnen bedenken. Ik hoop met dit ontwerp het gesprek gaande te houden. Dit zal de verschillende disciplines ook met elkaar verbinden en ervoor zorgen dat de samenwerking verbeterd wordt.
Positionering
Zolang ik me al kan herinneren ben ik gefascineerd door entertainment. Als kind maakte ik met Lego een kermis en zette ik daarbij passende muziek op. Ik maakte een ‘spookhuis experience’ waar mijn ouders op een bureaustoel door mijn kamer werden begeleid met de nodige special effects. Toen ik op de basisschool zat groeide mijn passie voor muziek. Samen met een vriend sloegen we de handen ineen om een dj duo te vormen. Toen ik een jaar of 16 was begon ik met draaien op schoolfeesten op mijn middelbare school. Daarna kreeg ik de kans om in een kroeg te draaien in de binnenstad van Den Bosch. Als 17 jarig knulletje stond ik daar iedere zaterdag en leerde ik hoe het is om als kroeg DJ te draaien.
Sindsdien ben ik nog steeds met heel veel plezier in het nachtleven te vinden. Het leukste aspect vind ik dat je als DJ een herinnering kan creëren. Muziek heeft een grote invloed op het gevoel van mensen en kan allerlei emoties oproepen [7]. Dit zorgt ervoor dat jij als DJ als het ware de ontwerper bent van de sfeer van die avond, door constant in te spelen op de reacties van je publiek.
Het is dus een logisch gevolg dat de entertainment sector mij al een langere tijd interesseert als ontwerper zijnde. Als ontwerper kan je door bepaalde ontwerpkeuzes de emoties van mensen beïnvloeden. In mijn vierde jaar heb ik de minor Experience Design & Innovation gevolgd, waarbij ik meer heb geleerd over het daadwerkelijk in de praktijk brengen van je creatieve experience.
Dit is ook iets wat mij typeert als ontwerper. Ik ben graag in de praktijk bezig. Ik vind het tof om te zien als concepten in de praktijk gerealiseerd worden. Dat is iets wat tijdens mijn opleiding weinig is gebeurd. Vaak lopen de projecten tot de fase waarin je een beoogde oplossing presenteert. Nauwelijks komt het tot het punt waarin je ontwerp daadwerkelijk in de praktijk of in het bedrijfsleven gebruikt wordt. Ook krijg je door in de praktijk bezig te zijn een beter gevoel bij wat je aan het doen bent. En laat dat gevoel nou precies iets zijn wat mega belangrijk is voor mijn interesse gebied.
Tot slot ben ik een kritisch persoon die altijd kijkt naar hoe sneller, mooier of beter kan. Ik ben nieuwsgierig en op zoek naar een inventieve manier om iets te verbeteren. Daarom is dit project mij op het lijf geschreven en tevens een mooie afsluiting van mijn tijd bij Communication & Multimedia Design.
Bronvermelding
[1] Prahalad, C.K., Ramaswamhy, V., & Harvard Business School. (2004). Co-creation experiences: The next practice in value creation. Journal of interactive marketing , 18(3), 5-14. https://www.icesi.edu.co/blogs/bitacorainnovacion141/files/2014/04/20015_ftp.pdf
[2] Hamley, B., McKee, A., Collis, C., & Queensland University of Technology, Brisbane, Australia. (2010). Entertainment: An interdisciplinary approach to an object of study. Journal of Cultural Science, 3(2), 1-10. https://www.researchgate.net/publication/267689638_Entertainment_an_interdisciplinaryapproach
[3] Hans, R. (z.d.). What is Value Creation?. https://www.deskera.com/. Geraadpleegd op 13 juni 2023, van https:// www.deskera.com/blog/value-creation/
[4] Heagney, J. (2016). Fundamentals of Project Management (5de ed., Vol. 2016). AMACOM.
[5] Boeve, A.D. (2019). Implementatie van de toolbox signaleringsplan aan de hand van Positieve Gezondheid. https://hbo-kennisbank.nl/details/saxionhogeschool:4EFDEC07-C03B-48F0-9422081719676F0E?q=boeve&c=0
[6] Boumans, C. H. R., Fockens, J., & Postulart, D. (2018). Onderzoek naar signaleringsplannen in de langdurige klinische ggz; gecompliceerder dan gedacht. Tijdschrift voor psychiatrie, 60(1), 46-50. https://www.researchgate. net/publication/322578677Researchingcrisisplans inlong-termmentalhealthcareMorecomplicated thanexpected
[7] Mithen, S. (2009). The Music Instinct: The evolutionary basis of musicality. Annals of the New York Academy of Sciences, 1169, 3-12. https://www.researchgate.net/publication/26735230TheMusic_Instinct